리로스쿨

시간관리의 시작, ‘우선순위’ 정하기

 리로교육연구소 선임연구원

#시간관리 매트릭스

  시간 관리를 잘 한다는 것은 단순하게 오늘 내가 할 일의 목록을 나열하고 이를 하나씩 지워나가는 뿌듯함에 있지 않습니다.

왜냐하면 자신에게 주어진 해야 할 일들, 하고 싶은 일들은 그 중요성이 각기 다르기 때문이죠. 하루의 시간은 정해져 있기에 내게 주어진 모든 일들을 다 한다는 것은 불가능합니다. 그래서 하루를 계획할 때는 우선순위를 먼저 파악하는 것이 무엇보다 중요합니다.

  우선순위를 정하는 방법 중에 유명한 방법 중 하나가 스티븐 코비가 제시한 <시간관리 매트릭스>입니다. 중요성과 긴급성의 두 가지 기준으로 우선순위를 정해 효율적인 시간관리를 돕는 방법입니다.

  시간관리 매트릭스는 아래와 같이 4가지 영역으로 나뉩니다. 각 영역은 중요성과 긴급성에 따라 서로 다른 우선순위를 나타내고, 각 영역에는 그에 해당되는 활동 들이 있습니다.

#1영역 : 급하면서 중요한 일

  1영역의 일은 급하면서 중요한일, 즉시 해결해야 하는 발등에 불이 떨어진 일입니다. 내일 당장 닥친 시험, 마감시간이 임박한 수행평가 과제, 중요한 회의나 모임처럼 당장 해결해야 하는 일들과 질병, 사고, 수술처럼 생사가 걸린 일들이 이곳에 해당합니다.

  당장 해결해야 하는 일들이니 순간적인 몰입감을 높이고 해결해야 하는 일들이죠. 그런데 유의할점은 1영역의 일들 대부분은 2영역에 있다가 미루고 미루다가 1영역으로 넘어온 일들이 많다는 것입니다. 그래서 1영역의 일에만 치중되어 있는 사람들은 일을 미루는 사람이라고 합니다.

따라서 1영역의 일들을 처리하기에 급급하며 살지 않기 위해서는 무엇보다 2영역에 있는 일들을 우선적으로 생각하는 자세가 필요한 것이죠.

 [그림 출처 : [웹툰] 할 일을 잘 미루는 사람의 특징]

#3영역 : 급하지만 덜 중요한 일 

  3영역의 급하지만 덜 중요한 일은 부탁할 때 거절을 어려워해서 생기는 일들, 다른 사람과 나의 대인관계와 관련되어 있는 것이 많습니다. 인생은 혼자 사는 것이 아니고, 사람은 사회적 동물이기에 어떻게보면 가장 까다로운 영역일 수 있습니다.

  3영역의 일에는 습관적으로 확인하는 문자, 카톡, 이메일이 있습니다. 내가 아닌 상대방 입장에서는 급할 수는 있습니다. 그리고 여기에 내가 빨리 응답을 해주어야 상대방이 실망하지 않는다고 생각하기에 바로바로 답을 해줍니다.

  그리고 상대방이 어떤 부탁을 했는데 거절을 하지 못한 일들, 친구의 같이 가달라는 부탁을 거절 못해서 쇼핑이나 미용실 따라가는 일들, 불필요하게 길게 이어지는 전화통화도 해당됩니다.

3영역에 속하는 일은 자기자신이 아니라 남들에게 중요한 일들이 대부분이라 하지 않을 수만 있다면 안 했으면 좋겠는데, 남들에게 상처를 주기 싫어 하는 일들인 것이죠.

따라서 3영역에 너무 치중한 채 살다보면 매일 뭔가 바쁘게 지낸 것 같은데 지나고 나면 남는 게 하나도 없어 공허한 느낌이 들 수 있습니다.

따라서 시간관리를 위해서는 내게 중요한 일들이 아니라면 과감하게 ‘NO!'라고 외칠 수 있는 용기도 필요합니다.

#4영역 : 급하지도 않고 중요하지도 않은 일

  4영역은 급하지도 중요하지도 않은 일입니다. 한 마디로 가장 필요 없고 쓸모 없는 일이라 4영역에만 치중되는 사람은 게으른 유형이라고 합니다.

  4영역의 일들은 하루 종일 쇼파에 누워 TV보기, 종일 컴퓨터 게임하기, 지나친 유튜브 영상시청, 틈나는대로 SNS하기처럼 킬링타임, 시간 때우기의 일들이 해당됩니다. 이러한 일들에만 하루가 치중되어 있으면 정작 중요한 일들은 하나도 하지 못한채 시간을 잡아 먹히고 말겠죠. 따라서 나의 하루에 4영역의 일들이 많은 비중을 차지하고 있다면 과감히 삭제해나가야 합니다.

#2영역 : 급하지 않지만 중요한 일

  2영역은 급하지 않지만 중요한 일입니다. 이런 일에는 어떤 것이 있을까요? 처음 들었을 때는 언뜻 떠오르지가 않습니다.

  2영역의 일들에는 기간이 어느 정도 여유 있는 시험, 일주일 후 제출하는 과제처럼 당장 시급한 일들은 아닙니다. 또한 운동, 독서처럼 당장 안하더라도 티가 나지 않는 일입니다.

[그림 출처 : wikihow – how to prioritize]

  2영역의 일에 집중되어 있는 사람은 우선순위에 따라 일을 하기 때문에 미리 시험을 계획해서 공부하고, 미래의 노후를 준비하고, 자기계발을 위해 외국어 공부를 하거나, 체력관리를 위해 운동하고, 독서, 가족관의 관계에 집중하는 사람입니다.

이러한 2영역의 일들은 눈앞의 급한 일이 아니다 보니 바로 처리하지는 않아도 되기에 소홀하기 쉽지만 중장기적 관점으로 봤을 때는 우리가 원하는 목표와 행복으로 연결되는 중요한 일들입니다. 

따라서 2영역의 일들을 우선순위로 계획하고 지켜가면서 1영역을 줄여 나가는 것이 시간관리의 핵심입니다.